Fazer da rotina uma arte

Vamos falar sobre gestão de tempo, criação de rotinas sustentáveis, multi-funcionalidade, estrutura e disciplina

És independente. E agora?

Ao reflectir sobre o que significa ser um trabalhador independente, é muito fácil virem-nos à mente palavras como liberdade, sucesso, determinação, força e claro, independência. Pode parecer um cliché, mas aquela frase tornada conhecida pelo tio do Spider-Man, não podia ser mais adequada ao caso - 'with great power comes great responsibility'.

É uma responsabilidade pesada seres dono do teu tempo e seres o teu próprio patrão. És tu que ditas as regras, mas também és tu que tens que viver com elas, perceber se estão certas, se têm que ser alteradas ou se tens de as quebrar de vez em quando.

Ser independente requer muita energia, mas é importante saber como aplicar e gerir esse bem essencial. Por outras palavras, é importante teres estrutura.

Estrutura para quê?

A palavra estrutura às vezes assusta. Podes dizer 'mas eu tornei-me independente para ser dono de mim e fazer as coisas à minha maneira'. Isso é válido e continua a ser verdade. A questão é que precisas na mesma de uma estrutura, de um modo de fazer. A beleza de tudo isto é que agora és tu a criar a tua estrutura e a tua 'maneira'.

A estrutura ajuda-te a criares uma dinâmica de trabalho e uma rotina sustentável, ajuda o teu cliente a perceber quando e como vai receber o trabalho que te pediu, ajuda os teus colaboradores a saberem quando estás on e quando te podem ligar e, por fim e não menos importante, ajuda-te a ter um equilíbrio saudável entre profissão e espaço pessoal.

Existem estruturas e rotinas de trabalho muito diferentes e aquilo que estamos aqui a propor não é uma solução mágica para todos os casos. Aquilo que consideramos ser o essencial é a consciencialização de que a estrutura deve estar lá, mas cabe-te a ti definir qual o seu aspecto.

Comecemos pelo dia

Um dia de trabalho tem, usualmente, 8 horas. Chega a manhã e: voilá, tudo em aberto.

Podes começar por analisar os projectos que tens em cima da mesa e, caso existam prazos definidos, determinar a prioridade de cada um deles. A partir daí, podes fazer um exercício de desconstrução de cada projecto em fases.

Seja um projecto que estás cheio de vontade de iniciar ou um outro que simplesmente tens mesmo que fazer, é fundamental saberes com o que estás a lidar. A verdade é só uma: seja de que forma for, vais ter que ser tu a pôr mãos à obra e vais ter que ser tu a entregar o trabalho a tempo e horas. Por isso, segue sem medo e procura perceber em que partes podes decompor o projecto, que tarefas ao certo vais ter que fazer, quando é que as pensas fazer, que dúvidas ainda tens, que material ou informação ainda necessitas para prosseguir, etc.

Se nuns momentos estás mais apto para trabalhar em questões mais complicadas, noutros a tua disposição vai-te pedir uma tarefa mais simples ou mais pragmática. Tendo tudo isso listado, torna-se mais fácil continuares a trabalhar, mesmo que a vontade não seja enorme.

Teres um objectivo delineado e decomposto em tarefas permite-te ganhar mais controlo sobre o teu tempo, ajudando-te na organização do teu trabalho mas, e sobretudo, no equilíbrio entre profissão e vida. Ninguém adora fazer horas extra.

Antes de fechares o dia, e se estiveres com espírito para isso, experimenta organizar o dia seguinte. Esta técnica pode ajudar-te a relaxar, sabendo que já tens o dia de amanhã delineado.

Algumas dicas:

  • Faz pausas regulares no teu trabalho para alimentação e hidratação.

  • Se trabalhas em frente ao computador, levanta-te e estica os braços, espreguiça-te, tenta trabalhar alguns momentos de pé, exercita-te.

  • Bloqueia sempre a tua hora de almoço para isso mesmo, aproveita-a para relaxares e alimentares-te calmamente, com respeito pela tua digestão, pausa e pelo teu tempo – não tens de fazer pausas de uma hora ou duas, se não quiseres, mas tira pelo menos o tempo da refeição: 30 minutos devem chegar. A correria do trabalho activa-nos o sistema nervoso simpático e o meio do dia é um momento óptimo para contrariar isto, relativizar o que estamos a fazer e desacelerar.

  • Tira sempre 10/15min. antes de cada reunião para te preparares. Faz um plano da reunião, aponta dúvidas ou questões que tenhas pendentes com esse cliente/colaborador. Prepara o que vais dizer – vais-te sentir mais confiante, relaxado e em controlo da situação.

Segue-se a semana

Para além do planeamento diário, pode ser importante no início ou no fim de cada semana analisares se conseguiste cumprir com as tarefas que tinhas definido. Esta análise vai-te permitir ajustares timmings, perceber bloqueios que tenham acontecido e preparar a semana seguinte. Prevê uma margem de erro no tempo que defines para cada tarefa e não incluas demasiada coisa num só dia. E o mais importante: não sejas demasiado rígido contigo mesmo, embora devas ser sempre honesto.

Se na semana passada fizeste horas extra, se trabalhaste até tarde, se fizeste uma noitada, fizeste-o porque conscientemente querias, porque estavas 'inspirado' ou porque simplesmente a tua organização se descontrolou? Foi uma consequência ou uma acção ponderada? Como é que isso afecta a tua vida?

Não podemos fazer tudo, mas também não é preciso. — Donald Roos

Com a experiência, vais encontrar o teu ritmo semanal certo. Se, ao longo do dia, existem certamente momentos em que és mais produtivo, o mesmo acontece durante a semana. Quem nunca sentiu aquela dificuldade em arrancar à segunda de manhã? É importante que sejas honesto ao identificar o teu ritmo, toda gente tem o seu. É essencial que te conheças, para que possas moldar as tuas tarefas a esse ritmo e tirar o máximo proveito disso.

Avançando para o mês e o ano

O trabalho independente muitas vezes leva-nos a interpretar vários papéis. Precisas de ter um lado obviamente ligado à tua profissão propriamente dita, mas também um lado comercial, um lado contabilista, um lado gestor, etc. É importante que consigas arranjar tempo para todas estas funções, faz parte. A multi-função é algo com que tens que lidar.

Por exemplo, pode acontecer que, no início do mês, tenhas de colocar o chapéu de gestor e procurar organizar os projectos que tens em mãos. Pode acontecer também que, no fim do mês, tenhas que usar mais o chapéu de contabilista, que tenhas de enviar orçamentos, pagar a Segurança Social ou actualizar o teu documento de despesas. São actividades quase obrigatórias, não há como fugir, por isso o melhor é encontrares o tempo certo, o momento ideal para lidares com elas.

Chegado àquele querido mês de Agosto, é importante que tenhas os teus clientes e colaboradores avisados com antecedência das férias que pretendes tirar. É obviamente importante que planeies com tempo estas ausências e que deixes o trabalho organizado para que durante esse período não sejas necessário. Em caso de emergência, pode ser importante deixares o contacto de algum colega que possa ajudar numa situação imprevista.

Para avisares os teus clientes destes períodos de férias, é essencial que os informes logo no início de cada projecto, que tenhas um calendário partilhado que contenha estas datas e, quando se aproximar a data, que voltes a reforçar por telefonema ou e-mail, para que ninguém seja surpreendido.

Tempo mental

És organizado. E agora?

Por muito que planeies os teus dias, semanas, meses, anos, há simplesmente coisas que não vais conseguir controlar e que te vão influenciar certamente as tuas rotinas, as tuas fundações.

Uma estrutura protege-te também aqui, dá-te momentos em que podes estar mais activo, momentos em que podes estar mais relaxado ou momentos em que podes estar mais ausente.

Mas o que fazes se o teu espaço mental não está arrumado? Por vezes precisamos de quebrar a rotina, de admitir que está na hora de parar, que amanhã é outro dia. É importante que encontres esse tempo mental para organizares ideias, te ouvires a ti mesmo e perceber por onde seguir.

O objectivo da estrutura deve ser sempre proporcionar-te mais tempo. Mais tempo físico e mental. É importante que te limpe a secretária e a consciência. É importante que sintas que estás em controlo para improvisar e optar. Se já terminaste a lista de tarefas para hoje, porque é que ficas na mesma sentado ao computador? Se hoje não dá mesmo, então porque forças? Se não podes lidar agora com esse e-mail, porque é que o estás a ler? Rentabiliza a energia.

Um cliché novamente: a vida está lá fora à espera. Não foi por isso que te tornaste independente? Para seres realmente dono do teu tempo? Aproveita-o então.

Gosto de rotina. Permite-me improvisar. — James Nares

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